Регистры налогового учета содержат образцы НДФЛ и затрат

Налоговые регистры не утверждены законом в обязательной форме. Компания сама разрабатывает бланки под свои операции и закрепляет их в учетной политике. В статье разберем, какие регистры нужны, как их формировать и что учесть при учете НДФЛ и затрат.

Что такое налоговые регистры и когда они нужны

Налоговый регистр — это свод первичных документов, сгруппированных для расчета налоговой базы. Статья 313 НК РФ с 1 января 2026 года действует в редакции Федерального закона № 425-ФЗ. Налоговый учет ведут по данным первички, а при нехватке сведений бухгалтерские регистры дополняют или заводят самостоятельные.

Если бухгалтерский учет полностью совпадает с налоговым, отдельные регистры не нужны. Достаточно бухгалтерских, например оборотно-сальдовой ведомости. Когда есть расхождения в оценке доходов, расходов или амортизации, налоговые регистры ведут отдельно. Например, при разных правилах начисления амортизации разницу в расходах фиксируют в налоговом регистре, чтобы правильно определить налоговую базу.

Обязательные реквизиты регистра

Форма налогового регистра не унифицирована, но регистр должен содержать пять реквизитов:

• наименование регистра;
• период, за который он составлен;
• измерители операции в натуральном и денежном выражении;
• описание хозяйственных операций;
• подпись и расшифровку ответственного лица.

Если какого-то реквизита нет, подтвердить отраженные в регистре данные будет сложнее. Например, при учете затрат на доставку без указания периода трудно установить, к какому отчетному периоду относится расход. Формы регистров закрепляют в учетной политике.

Регистр налогового учета НДФЛ: образец для работодателя

В регистре по НДФЛ фиксируют данные, необходимые для расчета налога: сведения о налогоплательщике, статус резидента, дни пребывания в России, стандартные вычеты, доход и суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога.

Образец из онлайн-сервиса содержит данные сотрудницы Красновой Н. И., ИНН 701258693102. Она является налоговым резидентом, за 2024 и 2026 годы находилась в России по 366 дней. Применяется стандартный вычет на ребенка 1400 рублей в месяц, итого за год — 16 800 рублей. Других вычетов нет.

Посчитаем на примере зарплаты 50 000 рублей в месяц. Налоговая база за январь составит 48 600 рублей: 50 000 минус 1400. НДФЛ по ставке 13 процентов — 6318 рублей. За год доход составит 600 000 рублей, вычет — 16 800 рублей, налоговая база — 583 200 рублей, налог — 75 816 рублей. В регистре отражают все 12 строк по месяцам, а не только итоговую сумму.

Перед отправкой отчетности проверьте, что в данных сотрудника верно указаны вычеты и статус резидента. Ошибка в одном поле меняет расчет налога.

Регистры налогового учета затрат

Регистр затрат используют при расчете налога на прибыль. В нем группируют расходы по видам: материалы, оплата труда, страховые взносы, амортизация, услуги сторонних организаций.

На счете 20 «Основное производство» учитывают затраты на выпуск продукции. По дебету отражают прямые расходы, затраты вспомогательных производств, общепроизводственные расходы и потери от брака. Для налогового учета ключевое значение имеют прямые затраты, собранные на этом счете.

Прямые расходы отражают отдельно от косвенных. Их распределяют с учетом выпуска и реализации продукции, а затраты на непроданную продукцию учитывают в составе незавершенного производства. Налоговый регистр помогает отделить прямые расходы от косвенных и определить сумму, которая относится к налоговой базе текущего периода.

Для учета можно использовать оборотно-сальдовую ведомость с включенным режимом налогового учета или разработанную самостоятельно форму. Регистр составляют на основании первичных документов, сгруппированных по видам затрат и периодам.

Порядок формирования регистров налогового учета

Формируйте регистры последовательно в течение года, а не перед сдачей декларации. Алгоритм такой:

1. Определите налоги и показатели, по которым нужны регистры. Для налога на прибыль это прежде всего доходы, расходы, резервы и задолженность.
2. Сравните бухгалтерский и налоговый учет по каждой операции. Если расхождений нет, используйте бухгалтерские регистры.
3. Разработайте собственные формы недостающих регистров или используйте рекомендованные образцы.
4. Утвердите формы в учетной политике.
5. Ведите регистры хронологически по датам первичных документов.
6. Подтверждайте записи первичными документами, аналитическими регистрами и расчетом налоговой базы.