Воинский учет в организации 2024 2025 правила документы ответственность

Воинский учет ведут организации, в которых работают граждане, подлежащие учету. Обязанность распространяется на предприятия независимо от системы налогообложения и численности штата. Для индивидуальных предпринимателей отдельная обязанность по ведению учета обычно не устанавливается.

В 2024 году учету подлежат мужчины от 18 до 30 лет и женщины с военно-учетной специальностью. Не относятся к этой категории военнослужащие, граждане с инвалидностью и лица, постоянно проживающие за границей. Учет ведут также в отношении удаленных сотрудников и совместителей.

При приеме на работу проверьте паспорт и военный билет либо удостоверение призывника. Для мужчин проверяют отметку на 13-й странице паспорта и сведения в военном документе.

Правила ведения воинского учета в организации: что делать при приеме на работу

При приеме сотрудника кадровик запрашивает военный билет или удостоверение призывника, а также паспорт. Если документы вызывают сомнения или обнаружены признаки подделки, военкомат уведомляют в течение пяти дней.

На каждого военнообязанного заполняют карточку по форме № 18. В ней отражают сведения, необходимые для воинского учета. Карточку заверяет ответственный сотрудник, после чего данные направляют в военкомат и получают регистрационный номер.

Для организации воинского учета издают приказ. В нем назначают ответственных сотрудников, определяют порядок хранения учетных документов и утверждают план работы. Организацию регистрируют в военкомате по юридическому адресу.

До 1 ноября каждого года в военкомат направляют списки работников, подлежащих первоначальной постановке на учет. Сведения подают даже при наличии одного подходящего сотрудника.

Инструкция по ведению воинского учета: электронные повестки и текущие изменения

Минобороны приказом № 700 от 22 ноября 2021 года утвердило Инструкцию по воинскому учету. Документ отменил прежние инструкции 2014 и 2016 годов, определил формы, порядок хранения и заполнения учетных документов, а также правила обмена данными между организациями и военкоматами.

Инструкция устанавливает критерии оценки работы органов местного самоуправления и работодателей. Ответственность за изготовление бланков документов возложена на Главное управление кадров Минобороны, а также на Главное организационно-мобилизационное управление.

С 14 апреля 2023 года повестки могут быть электронными. Работодатель обязан оповещать сотрудников о вызове в военкомат. Бумажную повестку, поступившую в организацию, вручают работнику под подпись. Если сотрудник отказывается ее получить, отказ фиксируют.

В локальных документах организации закрепите порядок работы с бумажными и электронными повестками, а также порядок передачи сведений о работниках. При изменении учетных данных сотрудника, его приеме или увольнении военкомат уведомляют в установленном порядке.

Специалист по ведению воинского учета

В небольшой организации эту работу обычно поручают сотруднику кадровой службы или бухгалтерии. Руководитель назначает ответственного и закрепляет его обязанности приказом. Специалист собирает сведения, ведет карточки, передает данные в военкомат и отслеживает изменения статуса работников.

Требования к должностным обязанностям и квалификации определяются нормативными документами и локальными актами организации. Если учет ведет сотрудник, уже выполняющий кадровую или административную работу, порядок совмещения и доплату фиксируют документально.

Ответственность организации за ведение воинского учета

С 1 октября 2023 года штрафы за нарушения воинского учета увеличились. Основные нарушения и суммы:

• неподача сведений о приеме или увольнении военнообязанного — предусмотрена административная ответственность;
• неоповещение о вызове в военкомат: для должностных лиц — от 40 до 50 тыс. руб., для юридических лиц — от 350 до 400 тыс. руб.;
• неоказание содействия мобилизации: для должностных лиц — от 60 до 80 тыс. руб., для юридических лиц — от 400 до 500 тыс. руб.;
• непредоставление списков или изменений в учетных данных: для должностных лиц — от 40 до 50 тыс. руб., для юридических лиц — от 350 до 400 тыс. руб.;
• непостановка организации на воинский учет — для должностных лиц от 60 до 80 тыс. руб., для юридических лиц от 400 до 500 тыс. руб.

Работодатель обязан содействовать военкомату, своевременно передавать сведения о военнообязанных сотрудниках и оповещать их о повестках. За неисполнение этих обязанностей организация и ответственные лица могут быть привлечены к административной ответственности.

Как автоматизировать учет и не пропустить сроки

Для автоматизации воинского учета можно использовать кадровую программу с карточками сотрудников, формами отчетности и напоминаниями о контрольных сроках. Перед внедрением проверьте, поддерживает ли программа форму № 18, подготовку списков для военкомата и хранение изменений в данных.

Настройте напоминание о ежегодной подаче списков до 1 ноября. Отдельно контролируйте прием, увольнение и изменение учетных данных военнообязанных сотрудников. Все переданные сведения и подтверждения их отправки храните вместе с учетными документами.